Verwalterwechsel richtig vorbereiten: Die Schritt-für-Schritt-Anleitung für Beiräte und Eigentümer
Unzufrieden mit Ihrer Hausverwaltung? Ein Verwalterwechsel ist einfacher, als viele denken. Diese Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess: von der Entscheidung über den Beschluss bis zur reibungslosen Übergabe.
Wann ist ein Verwalterwechsel sinnvoll?
Nicht jede Reibung rechtfertigt einen Wechsel, es gibt jedoch klare Warnsignale, bei denen ein Blick auf Alternativen angebracht ist:
- Hausgeldabrechnungen kommen verspätet oder sind fehlerhaft
- Anfragen bleiben tage- oder wochenlang unbeantwortet
- Instandhaltungsmaßnahmen werden verschleppt, Mängel nicht verfolgt
- Beschlüsse aus der Eigentümerversammlung werden nicht umgesetzt
- Die Verwaltung ist telefonisch kaum erreichbar, es gibt kein digitales Portal
- Intransparente Kosten oder fehlende Belege
Treffen mehrere Punkte zu, lohnt sich der Blick auf Alternativen - zumal ein Wechsel seit der WEG-Reform 2020 deutlich einfacher geworden ist.
Die rechtliche Lage seit der WEG-Reform (WEMoG)
Abberufung jederzeit möglich
Seit dem 01.12.2020 kann die Eigentümergemeinschaft den Verwalter jederzeit und ohne wichtigen Grund abberufen (§ 26 Abs. 3 WEG). Ein einfacher Mehrheitsbeschluss genügt.
Vertrag endet automatisch
Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung - auch wenn er eigentlich länger laufen würde.
Zertifizierter Verwalter
Eigentümer haben Anspruch auf die Bestellung eines zertifizierten Verwalters nach § 26a WEG. Achten Sie bei der Auswahl auf diesen Nachweis.
Diese Informationen ersetzen keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Der Verwalterwechsel in 7 Schritten
- 1
Stimmung in der Gemeinschaft klären
3-6 Monate vorherSprechen Sie als Beirat frühzeitig mit anderen Eigentümern. Für die Abberufung genügt die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen in der Versammlung - ein Meinungsbild vorab verhindert Überraschungen.
- 2
Vertragslage prüfen
Wann läuft der aktuelle Verwaltervertrag aus? Gibt es Kündigungsfristen? Seit der WEG-Reform ist die Abberufung zwar jederzeit möglich, ein Wechsel zum regulären Vertragsende ist aber oft der konfliktärmste Weg.
- 3
Angebote einholen
2-4 Monate vorherHolen Sie zwei bis drei Vergleichsangebote ein. Achten Sie nicht nur auf den Preis pro Einheit, sondern auf Leistungsumfang, Erreichbarkeit, digitale Prozesse und Referenzen aus Ihrer Region.
- 4
Tagesordnungspunkt für die Eigentümerversammlung anmelden
Der Verwalterwechsel muss als Tagesordnungspunkt in der Einladung stehen. Beachten Sie die gesetzliche Einladungsfrist von mindestens drei Wochen (§ 24 Abs. 4 WEG). Sinnvoll sind zwei Beschlüsse: Abberufung des alten Verwalters und Bestellung des neuen inklusive Ermächtigung zum Vertragsabschluss.
- 5
Kandidaten vorstellen und beschließen
Idealerweise stellt sich die neue Verwaltung in der Versammlung persönlich vor. Anschließend beschließt die Gemeinschaft mit einfacher Mehrheit.
- 6
Übergabe der Verwaltungsunterlagen
Der alte Verwalter ist zur Herausgabe sämtlicher Verwaltungsunterlagen verpflichtet: Beschluss-Sammlung, Abrechnungen, Wirtschaftspläne, Verträge, Versicherungspolicen, technische Unterlagen und Kontounterlagen. Eine strukturierte Übergabe-Checkliste verhindert Lücken.
- 7
Konten, Dienstleister und Behörden umstellen
Die neue Verwaltung übernimmt die Gemeinschaftskonten, informiert Versorger, Handwerker und Versicherungen und richtet die laufende Buchhaltung ein. Bei einer professionellen Verwaltung merken Eigentümer vom Wechsel im Alltag kaum etwas.
Mehr über unser Leistungsspektrum erfahren Sie auf der Seite Unsere Kompetenzen.
Unterlagenübergabe - was der alte Verwalter herausgeben muss
Diese Übersicht hilft Beiräten, die Übergabe strukturiert zu prüfen und Lücken zu vermeiden.
- Beschluss-Sammlung und Versammlungsprotokolle
- Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne (mind. letzte 3 Jahre)
- Verwaltervertrag und laufende Dienstleisterverträge
- Versicherungspolicen (Gebäude-, Haftpflichtversicherung)
- Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung
- Kontounterlagen und Rücklagenübersicht
- Technische Dokumentation (Wartungsverträge, Prüfprotokolle, Pläne)
- Offene Vorgänge (Mängel, Versicherungsschäden, laufende Verfahren)
Ihr Wechsel - für Sie als Beirat mit minimalem Aufwand
450+ Einheiten
In laufender Verwaltung, über 1.200 Einheiten in der Buchhaltungsbetreuung.
Digital von Anfang an
Eigentümerportal, digitale Versammlungen mit Live-Abstimmung, schnelle Erreichbarkeit.
Lokal verwurzelt
München, Oberhaching, Bogenhausen, Schwabing, Sendling, Unterhaching, Grünwald und Holzkirchen.
Wir übernehmen den kompletten Wechselprozess für Sie - von der Vorstellung in Ihrer Eigentümerversammlung über die Unterlagenübergabe bis zur nahtlosen Weiterführung der Buchhaltung. Für Sie als Beirat bedeutet das: minimaler Aufwand, klare Kommunikation, keine Lücken. Mehr über uns erfahren Sie auf der Seite Über uns oder in unseren Referenzen.
Häufige Fragen zum Verwalterwechsel
Wie lange dauert ein Verwalterwechsel?
Vom ersten Beschluss bis zur vollständigen Übergabe vergehen typischerweise zwei bis vier Monate. Entscheidend ist die rechtzeitige Aufnahme in die Tagesordnung der Eigentümerversammlung mit mindestens drei Wochen Einladungsfrist.
Brauchen wir einen wichtigen Grund für die Abberufung?
Nein. Seit der WEG-Reform 2020 kann der Verwalter jederzeit ohne Angabe von Gründen mit einfacher Mehrheit abberufen werden. Der Vertrag endet spätestens sechs Monate danach.
Was kostet eine neue Hausverwaltung?
Die Vergütung richtet sich nach Objektgröße, Zustand und Leistungsumfang und wird pro Einheit und Monat kalkuliert. Wir erstellen Ihnen gerne ein individuelles Angebot für Ihre Gemeinschaft.
Was passiert, wenn der alte Verwalter die Unterlagen nicht herausgibt?
Die Gemeinschaft hat einen einklagbaren Herausgabeanspruch. In der Praxis lässt sich das meist ohne Gericht lösen - eine strukturierte, schriftliche Anforderung mit Fristsetzung genügt in der Regel. Wir unterstützen Sie dabei.
Können auch einzelne Eigentümer den Wechsel anstoßen?
Ja. Jeder Eigentümer kann verlangen, dass das Thema auf die Tagesordnung der nächsten Versammlung kommt. Sinnvoll ist es, vorab den Beirat und weitere Eigentümer ins Boot zu holen.
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